Bewilligte Daten können aus institutionellen Quellen, von Projektpartnern oder aus projektspezifischen Datensätzen in den Projektraum übertragen werden. Dies erfolgt entweder über manuelle Uploads oder über dedizierte Schnittstellen. Derzeit besteht eine Anbindung für freigegebene Datenlieferungen des Inselspitals.
Alle Datenübertragungen erfolgen über kontrollierte Prozesse und erfordern eine Selbsterklärung zur Herkunft und Art der übertragenen Daten.
Die Daten verbleiben innerhalb des Projektraums und sind ausschliesslich für autorisierte Nutzerinnen und Nutzer zugänglich.
HEALICS ist datenformatunabhängig. Es können beliebige Datenformate verwendet werden, sofern diese in einer Standard-Dateisystemumgebung gespeichert und verarbeitet werden können.
Für Projekte mit Daten der Insel Gruppe ist HEALICS an bestehende Governance- und Datenlieferprozesse angebunden.
Projekträume und sämtliche darin enthaltenen Daten werden nach Projektabschluss gelöscht. Die Projektteams sind dafür verantwortlich, Daten, die über die Projektdauer hinaus aufbewahrt werden müssen, vor der Stilllegung des Projektraums zu exportieren. Die langfristige Datenaufbewahrung gehört nicht zum Leistungsumfang von HEALICS.